KPU KABUPATEN MALAKA GELAR BIMTEK PENGELOLAAN ARSIP SEKALIGUS PENYERAHAN ARSIP PERMANEN FORMULIR C HASIL SALINAN
etun, kab-malaka.kpu.go.id – Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Malaka menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip sekaligus Penyerahan Arsip Permanen Formulir C Hasil Salinan yang bertempat di Aula KPU Kabupaten Malaka, pada Kamis (11/12/2025).
Kegiatan ini dihadiri oleh Kegiatan ini dihadiri oleh Plh. Ketua KPU Kabupaten Malaka, Fransiskus X.S. Meo, Sekretaris KPU Kabupaten Malaka, Marsel D.I. Taneo beserta jajaran sekretariat, dan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Malaka beserta para staf.
Dalam sambutannya, Plh. Ketua KPU Kabupaten Malaka, Fransiskus X.S. Meo dalam sambutannya menyampaikan bahwa arsip merupakan identitas dan memori yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai guna kesejarahan, hukum, dan informasi. Terkhusus arsip pemilu merupakan dokumen hasil penghitungan suara, memiliki nilai pertanggungjawaban yang tinggi sekaligus menjadi referensi penting dalam proses evaluasi maupun penelitian. Maka pengelolaan arsip merupakan bagian penting dari akuntabilitas penyelenggaraan pemilu. Arsip tidak hanya menjadi dokumen administratif, tetapi juga rekam jejak sejarah demokrasi yang harus dijaga dengan baik.
Selanjutnya, sambutan dari Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Malaka, Folgentius Bere Fahik, S.Pd., M.AP menyampaikan apresiasi karena sudah mempercayakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip KPU Kabupaten Malaka untuk pertama kalinya dan saat ini sedang mempersiapkan tanda tangan digital untuk mempermudah akses dalam proses pengarsipan.
“Kami sangat mengapresiasi bahwa KPU Kabupaten Malaka mempercayakan kami untuk menyimpan dan memelihara Arsip Permanen Formulir C Hasil Salinan dan kami sedang berusaha untuk membuat tanda tangan digital untuk mempermudah akses dalam proses pengarsipan, misal jika diperlukan tanda tangan untuk pengelolaan arsip sedangkan pimpinan instansi tidak ada dilokasi begitu juga dengan sebaliknya”
Selain itu, Sekretaris KPU Kabupaten Malaka ikut menambahkan bahwa arsip memiliki nilai hukum. Oleh sebab itu diselenggarakannya kegiatan ini guna agar seluruh staf Sekretariat mendapatkan pengetahuan dan pemahaman yang lebih terkait pengelolaan arsip karena selama ini belum maksimal dari proses pengelolaannya.
Adapun rangkaian acara selanjutnya yakni penyerahan yang dilakukan oleh Sekretaris KPU kepada Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Malaka . Proses ini menjadi bagian penting dari siklus pengelolaan arsip, khususnya dalam menjaga keaslian, keamanan, dan keberlanjutan informasi hasil pemilu.
“Kami ingin memastikan bahwa setiap dokumen hasil pemilu tersimpan secara permanen, aman, dan dapat diakses kembali apabila dibutuhkan untuk kepentingan publik, audit, atau penelitian,” ungkap Marsel D.I Taneo (Sekretaris KPU Kab. Malaka).
Pada sesi bimtek, narasumber menyampaikan sejumlah materi penting, antara lain: prinsip dasar pengelolaan arsip sesuai regulasi kearsipan nasional, kategori dan jenis arsip pemilu, pengelolaan arsip dinamis yang mencakup arsip aktif dan inaktif, standar penataan, penomoran, dan pengklasifikasian arsip, prosedur pemindahan arsip inaktif, mekanisme penyusutan arsip dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Peserta juga dibekali pemahaman yang lebih dalam dalam penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
Melalui kegiatan ini, KPU Kabupaten Malaka kembali menegaskan komitmennya untuk terus meningkatkan kualitas tata kelola arsip sesuai prinsip keterbukaan informasi publik dan akuntabilitas pemilu. Diharapkan, dengan penguatan kapasitas SDM dan penerapan sistem pengarsipan yang baik, seluruh proses penyelenggaraan pemilu di Kabupaten Malaka semakin tertib, terukur, dan mudah ditelusuri.
KPU Kabupaten Malaka juga mendorong setiap bagian di lingkungan sekretariat untuk melakukan penataan arsip secara berkelanjutan agar seluruh dokumen kelembagaan dapat terjaga dengan baik, tidak hanya untuk kebutuhan internal tetapi juga sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada publik.
#KPUMalaka
#KPUMelayani
Foto dan Editor: Humas KPU Kabupaten Malaka
